» Home » Artigos » Como escolher um software de Gestão

Há vários factores a ponderar quando quer optar por um software de gestão. Acima de tudo não considere a compra de um software de gestão como sendo um custo, mas sim como um investimento. Não se esqueça que este será a principal ferramenta de gestão da sua empresa.

Avaliação - Faça uma cuidada avaliação inicial. Verifique quais as reais necessidades da sua empresa. Não tome a decisão sozinho, envolva o maior número possível de pessoas no processo de selecção.

Tente pedir conselhos a especialistas em informática sobre a arquitectura tecnológica que melhor se enquadra na estrutura da sua empresa.

Funcionalidades - Verifique todas as funcionalidades do software. Funcionalidade a funcionalidade tente perceber como é que pode aumentar a produtividade da sua empresa, a redução de custos, a eliminação de repetições, a melhoria na resposta aos seus clientes o aumento da competitividade.

Flexibilidade - O ideal seria haver um software feito à sua medida, mas, nem sempre isso é possível. Um dos aspectos importantes a considerar quando está a avaliar um software de gestão é a sua flexibilidade. Há sempre um compromisso entre a capacidade de um software se adaptar à sua empresa e a capacidade da sua empresa em se adaptar ao software. Tente ver se a adaptação da sua empresa é benéfica, se pode representar uma oportunidade para eliminar maus hábitos instalados. No que a sua empresa faz bem, procure saber como é que o sofware vai de encontro aos processos instalados. Um bom software tem que ter a flexibilidade suficiente para ir de encontro às necessidades da empresa.

Parametrização - Questione a empresa que vende o software sobe a parametrização do mesmo, se é fácil configurar parâmetros, layouts, impressões, relatórios, etc. e sobre os custos inerentes. Tente perceber se o software acompanha facilmente as alterações legislativas, laborais, leis tributárias, etc. A velocidade com que as coisas acontecem é cada vez maior e a capacidade de resposta das ferramentas de gestão têm de estar à altura.

Tecnologia - Do ponto de vista tecnológico, tente saber junto de especialistas informáticos se a tecnologia usada no desenvolvimento e nas bases de dados é conhecida e dê garantias de fiabilidade. É Importante, por exemplo saber que tipo de bases de dados vai ser usada e indagar sobre a sua robustez, rapidez, fiabilidade, facilidade de manutenção (backups, etc...)

Internet - Actualmente é fundamental uma integração entre os sistemas de gestão e a internet. Assegure que isso está presente no seu software de gestão. Pense na relação que pretende com o mundo exterior, como é que a Internet o pode ajudar a aproximar-se dos seus clientes e fornecedores, e depois pense como é que o software de gestão pode ajudar a atingir o seu objectivo. Se pretender ter uma loja online, questione sobre a possibilidade de disponibilizar online os catálogos de produtos que inseriu no sistema de gestão, como pode dar entrada automática de encomendas que recebeu via Internet, como pode disponibilizar no seu site o stock disponível, como pode decrementar quando há uma compra, etc. Repita este exercício para outras actividades da sua empresa como por exemplo a relação com fornecedores (aprovisionamento).

Intergração - Se tem outros softwares na sua empresa e que deseja manter em paralelo com o de gestão, tente perceber como é que se podem integrar. A pior coisa que pode acontecer é a duplicação de tarefas. Se insere e utiliza uma determina informação num software, e essa informação é necessário num outro software ou sistema então tente assegurar que existe uma integração entre os dois. Não vai querer que a sua empresa insira duas vezes a mesma informação com o decréscimo de rentabilidade que isso implica e o aumento da probabilidade de acontecerem erros de inserção pondo em causa a integridade da informação.

Referências - Antes de comprar um produto tente saber em que outras empresas ele está instalado e em que medida essas empresa usam processos semelhantes aos da sua empresa.

Instalação, implementação e adaptação - Instalar um software de gestão não é tarefa fácil. Numa fase inicial requer muito empenho da empresa e de quem fornece o software. Há uma série de barreiras a derrubar, começam a aparecer os primeiros problemas práticos que não foram identificados previamente. Os processos internos começam a ter que ser ajustados total ou parcialmente. Por isso é necessário planear bem a fase de implementação, escolher uma altura em que a empresa esteja com menos carga de trabalho e possa efectuar a mudança tranquilamente.

Estabeleça um calendário e assegure total disponibilidade de tempo e recursos por parte da empresa que fornece o software.

Formação - Não esqueça de esclarecer como será feita a formação. Normalmente com a venda do software, vem incluído um pacote de horas de formação. Tente perceber se essas horas são suficientes tendo em conta as funcionalidades que quer ver implementadas e a dificuldade que os seus funcionários vão ter em assimilá-las.

Suporte - Como será feito o suporte após a fase de formação? É comum haver um contrato de assistência entre o fornecedor do software e da empresa. Este contrato de assistência inclui resolução de problemas, apoio nas tarefas de manutenção, gestão da base de dados, pequenas adaptações, etc. Pode ou não estar incluídas actualizações.

Em alguns casos, não existe contrato de assistência e a empresa requisita os serviços da empresa de software só quando necessita. Uma solução como a outra tem os seus prós e contras, o importante é que discuta como vai ser e coloque em papel para que não restem dúvidas. Quanto mais especificadas as obrigações de cada uma das partes melhor.